Tsedal Neely PhD: 5 gyakorlat, mely segíti a távoli csapatokat a jó együttműködésben

2001-ben a Szilícium-völgyben született meg „az agilis csapat” fogalma.
A kifejezés néhány kulcsfontosságú elven alapul:

  • a csapatok legyenek kicsik, lehetővé téve a gyors döntéshozatalt
  • a csapatok gyorsan rögzítsék a külső és belső ügyfelektől kapott visszajelzéseket
  • és a csapattagok naponta találkozzanak egymással.

Az agilis csapatok létrehozásának egyik alapfeltétele, hogy a tagok ugyanazon a fizikai helyen legyenek. Sokáig úgy vélték, csak a személyes megbeszélés révén lehet hatékonyan feloldani a nézeteltéréseket. Ám Tsedal Neely, a Harvard Business School professzora kutatásai során arra jutott, hogy agilis csapatok egymástól földrajzilag távol lévő tagok között is kialakíthatók és nagyon eredményesek lehetnek. Azt tapasztalta, hogy a távoli munkavégzésben dolgozó teamek nincsenek hátrányban azokhoz képest, amelyek személyesen, ugyanazon a földrajzi helyen dolgoznak együtt.

Öt olyan általános gyakorlatot talált, melyek lehetővé teszik a csapattagok számára, hogy egymástól távol is eredményesen tudjanak együtt dolgozni:

  1. Önálló felkészülés, közös alkotás
  2. Ötletbörze megosztott dokumentumokban
  3. A kevesebb több – de legalábbis hatékonyabb
  4. Egyértelmű digitális szabályok
  5. Névtelen visszajelzés kérése

5 gyakorlat alkalmazása:

  1. Önálló felkészülés, közös alkotás

Az agilis munkamódszer megköveteli a rövid és hatékony értekezleteket. Ehhez az szükséges, hogy a virtuális értekezletek előtt küldjünk ki napirendet, ami alapján a tagok fel tudnak készülni. Kérjük meg a csapattagokat, hogy a megbeszélés előtt egy közös platformon jegyezzék fel az ötleteiket. Az ötletek előterjesztésére bármilyen aszinkron kommunikációs formát használhatunk, így az e-mail-t, az belső üzenetküldő platformokat, vagy a csapattagok előre megoszthatnak egymással dokumentumokat, melyeket a többi tag véleményezhet. Amikor a csapat összeül, akkor már csak azokkal a gondolatokkal, témákkal kell foglalkozni, melyeket ténylegesen meg kell vitatniuk, nem az ötletek összegyűjtésével megy el az idő.

  1. Ötletbörze megosztott dokumentumokban

Az aszinkron együttműködési platformok, különböző virtuális kollaborációs eszközök lehetővé teszik a csapattagok számára, hogy folyamatosan hozzáférjenek a közös dokumentumokhoz. A csapattagok akkor tehetnek megjegyzéseket vagy javaslatokat egy megosztott dokumentumba, amikor egy ötlet az eszükbe jut, nem kell megvárniuk a heti egyszeri értekezletet. A megosztott dokumentumok különösen alkalmasak arra, hogy egy-egy ötletet előterjesszenek, és arra ösztönzik a csapatot, hogy gyorsan döntsenek a témáról, így a csapattagok a tartalommal a saját időbeosztásuk szerint foglalkozhatnak. Miután mindenkinek lehetősége volt előre írásban hozzászólni az adott témához, össze lehet hívni a tagokat egy virtuális értekezletre, hogy a megjegyzéseket közösen is megbeszéljék.

  1. A kevesebb több – de legalábbis hatékonyabb

Az agilis csapatok működésének egyik alappillére a napindító megbeszélés, az ún. Stand-up meeting. A távmunkánál is erre, és kicsit több „kézi vezérlésre” van szükség. A virtuális értekezletek előnye, hogy használni lehet képernyőmegosztást és virtuális táblákat is. Az egyik legnagyobb kihívás, hogy a résztvevők könnyen belebeszélnek a másik mondandójába, egymás szavába vágnak. A kommunikáció koordinálásában megoldást jelenthet a résztvevők számának csökkentése a projekt korai szakaszában. Ha egy kisebb csoport már előkészítette a feladatot, akkor több embert is be lehet hívni a megbeszélésre.

A virtuális értekezletek hatékonyabbak lehetnek, mint a személyesen megtartottak. Bár a szigorúan vett agilis szabályok szerint egy-egy értekezlet személyesen 15 percig tart, a valóságban ez megközelítheti akár a 30 percet is. A virtuális értekezletek viszont megkerülik ezeket a nehézségeket. Ha egy csapattag korábban csatlakozik egy értekezletbe, mint a többiek, vagy a résztvevőknek várniuk kell valaki(k)re, akkor a „holtidőben” el tudnak intézni rövid személyes feladatokat, például átfutni e-maileket.

  1. Egyértelmű digitális szabályok

A távoli csapatoknak meg kell határozniuk, melyek azok a digitális platformok, melyek a leghatékonyabb módon segítik elő a közös munkát. Például az e-mail megfelelő lehet a hivatalos, de nem túl sürgős kérdések megválaszolásában. Egy sürgetőbb kérdéshez az azonnali üzenetküldő platform ugyan nem hivatalos, de célravezetőbb. A telefonhívások gyors bejelentkezésre, rövid ügyintézésre használhatók. Az SMS-küldés visszaszorulóban van: általában olyan ügyekre szorítkozik, melyek nem igényelnek oda-vissza válaszolgatást.

Míg a virtuális kommunikáció a nap bármely részében folyhat, addig az irodában a személyes üzenetváltások az irodában töltött munkaidőre szorítkoznak. Ezért a távoli csapatok vezetőinek irányelveket kell meghatározniuk arra vonatkozóan, mettől meddig szabad kommunikálni, hogy a csapattagok megőrizzék a munka—magánélet közötti határokat.

  1. Névtelen visszajelzés kérése

Az agilis csapatmunka a bizalmon és az őszinte kommunikáción alapul. A csapattagok közvetlenül egymással beszélik meg észrevételeiket, problémáikat ahelyett, hogy egy felettesnek mondanák el. A folyamatban minden munkaszakasz végén visszatekintést (ún. retrospektív megbeszélést) tartanak, melynek során a csapattagok névtelen post-it jegyzeteket tesznek fel az iroda falára, melyeken leírják, mi tetszik vagy nem tetszik nekik a munkafolyamatban, mik voltak a kimagasló ötletek és a megünneplendő eredmények. Távoli csapatok esetében interaktív eszközök segítségével valós idejű adatgyűjtést lehet végezni. Például egy virtuális megbeszélésen meg lehet kérni a résztvevőket, hogy névtelen kérdéseket vagy gondolatokat tegyenek fel egy közös felületre (pl. whiteboard). Vagy a csapatvezető akár egy névtelen kérdőívet, azonnali szavazást is lefuttathat, hogy kikérje a csapattagok véleményét.

A digitális eszközök névtelen funkciói lehetővé teszik, hogy a vélemények tényleg őszinték legyenek. Ez segíthet abban, hogy a csapattagok a hibákból tanulni tudjanak anélkül, hogy a következményektől kellene tartaniuk. A névtelen válaszokból álló szófelhők a megbeszélés közepén bemutathatók, hogy ezzel is ösztönözzék a beszélgetést, vagy azonnali visszajelzést adjanak.

Tsedal Neely PhD cikke alapján írta Korcsok Anikó és Uj Anikó

 

 

Ha szeretnéd Te is a vezetői eszköztáradat frissíteni, bővíteni, szeretettel várunk 2022 őszén induló vezetői képzéseinken:

Klasszikus vezetői kompetenciafejlesztő
XXI. századi Csúcsvezetői Akadémia

Excerpted from the new book Remote Work Revolution: Succeeding from Anywhere by Tsedal Neeley. Copyright © 2021 by Tsedal Neeley. Reprinted with permission from Harper Business, an imprint of HarperCollins Publishers.