Gondolj az eddigi legjobb főnöködre.

Mi tette a legjobb főnökké? Bíztál benne? Talán. Törődött veled? Nagyon valószínű. Jó hallgatóság volt? Majdnem biztos.

A hallgatás az egyik legalábecsültebb és legkevésbé értékelt vezetői képesség. Sok vezető abszolút nem fordít szándékolt figyelmet arra, hogy milyen módon hallgatja meg az embereit. Feltételezik, hogy ez “megtörténik”. Úgy értem, de tényleg, helyes ez így? Vannak füleid… a másik ember beszél… te hallgatod… és azt feleled, amit mondani akarsz, mert az általában egyébként is fontosabb, mint a másik mondanivalója, ugye? Helytelen.
Hatékony hallgatóságnak lenni a leggyorsabb módja annak, hogy az embereiddel bizalmas viszonyt építs ki. Az emberek azokban a vezetőkben bíznak, akik időt szánnak arra, hogy meghallgassák az ötleteiket és megértsék az aggodalmaikat. Ez a legjobb lehetőség arra is, hogy megtudd mi történik a cégen belül és befolyásoljad a csapattagjaid tevékenységét. Anélkül, hogy kérdeznél és meghallanád a válaszokat, nem tudhatod, hogy mi zajlik a frontvonalon. Nem véletlenszerűen lesz valaki jó hallgatóság. Időt és erőfeszítést igényel hatékonyan hallgatni, és ahhoz, hogy kiváló hallgató legyél, gyakorolnod kell az alábbi öt alapelemet.

A hatékony hallgatás 5 alapeleme

1. A nem-verbális viselkedés figyelése A nem-verbális viselkedés üzenheti a beszélőnek, hogy érdeklődő vagy és felfogod ami elhangzik, vagy nem érdekel és inkább valahol máshol lennél. Mosolyogsz és megértően bólogatsz, vagy ásítozol, egykedvű arcot vágsz és mereven nézel. Előredőlsz a beszélgetés során, hogy kimutasd, hogy leköt, vagy összekulcsolt karokkal hátradőlsz, védelmi pozícióba helyezkedve? A testbeszédednek azt kell kommunikálnia, hogy “Mondd, érdekel, hallgatlak.”

2. Kérdezés
– A legjobb vezetők kérdeznek. Egy csomót. De nem minden kérdés egyforma és más-más kérdések más-más célt szolgálnak. A nyitott végű kérdések arra ösztönzik a beszélőt, hogy több információt osszanak meg és mélyebben belemenjenek a beszélgetésbe. A tisztázó kérdések segítenek megérteni a megosztott információ teljes kontextusát, míg az ösztönző kérdések abban segítenek a beszélőnek, hogy mélyebben reflektáljanak a gondolataikra. A zárt végű kérdések lehetővé teszik, hogy korlátozd a beszélgetést vagy konkrét információt kapj, a vezető kérdések segítségével pedig be tudod fejezni a beszélgetést.

3. Érzések visszatükrözése – Az érzések visszatükrözése az a képesség, amikor a beszélő érzéseit megragadva, azokat ítélet nélkül fogalmazzuk újra. Ez azt mutatja a beszélő felé, hogy tisztában vagy az elhangzottak mögötti érzelmekkel. Olyan kifejezések használata, mint az „Úgy tűnik, hogy nagyon_______ vagy”(csalódott, mérges, szomorú, stb.) vagy „Érzem a _______” (nyugtalanságod, szorongásod, büszkeséged, stb.) azt jelzi, hogy együtt érzel a beszélővel, ami képessé teszi őt arra, hogy bízzon benned és így több információt osszon meg veled.

4.Parafrazálás – A parafrazálás azt mutatja, hogy meghallottad és megértetted a megosztottakat. A parafrazálás alapjai magukban foglalják a  kulcsmondatok, vagy szókapcsolatok  megismétlését, a beszélő rövidebb beszédaktusainak követését, az értő figyelést és az empátia kimutatását. Nem kell robot módjára szóról-szóra megismételni amit a beszélő mondott, kiforgatni a beszélő szavait, vagy előre megítélni a helyzetet.

5.Összefoglalás– Az összefoglalás a beszélő által hosszabb idő alatt elmondottak tömör összegzésének a képessége. A pontos szavak nem annyira fontosak, mint a főbb gondolatok, érzések, cselekedetek, amik megosztásra kerültek. Segíthet, ha jegyzetelünk, a beszélgetés során időről-időre összefoglaljuk a hallottakat és követjük a beszélő által megosztottak sorrendjét és az információk sorozatát. Ne viselkedj papagájként, pontosan megismételve a hallottakat és ne fűzd hozzá az összefoglalóhoz a saját következtetéseidet.
Úgy tűnik nem kell nagy ész ezeknek az alapelemeknek a használatához, de az igazság az, hogy a legtöbb vezető ezeket nem alkalmazza túl jól, vagy egyáltalán nem alkalmazza őket. A vezetőknek úgy kéne folyamatosan gyakorolni a hallgatás alapelemeit, ahogy egy profi atléta folyamatosan gyakorolja a sportága alapelemeit.

Az eredeti angol verzió megtekinthető itt

Fordította: Járfás Ágnes